Tietosuoja

KSO Tykkimäen vapaa-aikakeskus Oy:n asiakasrekisteri
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)  
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
 
1. Rekisterinpitäjä

Kymen Seudun Osuuskauppa
Postiosoite:   PL 157, 45101 Kouvola  
Vaihde:    010 76 2400
Käyntiosoite:   Tommolankatu 9, 45130 Kouvola
Y-tunnus:    2467766-5
 
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot  

tietosuojavastaava@sok.fi  
 
3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

KSO Tietosuojayhteyshenkilö, kso.tietosuoja@sok.fi
 
4. Rekisterin nimi

KSO Tykkimäen vapaa-aikakeskus Oy:n asiakasrekisteri
 
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:  
• Tarjouskyselyjen vastaanottaminen ja niihin vastaaminen
• Tarjouksen, tilausvahvistus ja toteutuneiden sopimusten kirjaaminen
• Camping majoituspalveluiden varaus- ja käyttötietojen kirjaaminen
• Asiakkaan yhteydenottoihin vastaaminen
• Asiakastyytyväisyyden varmistaminen
• Suoramarkkinointi

Suoramarkkinoinnissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:
• Palveluiden ja tuotteiden markkinointi
• Tapahtumakutsujen lähettäminen
• Potentiaalisten asiakkaiden kontaktointi

 
6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein  
Art. 6.1 b) Sopimus
Tarjouksen, tilausvahvistus ja toteutuneiden sopimusten kirjaaminen
 
Varaukset, kuten camping-majoitus, puisto- ja pöytävaraukset
Art 6.1 a) Suostumus
Suoramarkkinointisuostumus  
 
Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen majoitusvarauksen ja/tai -sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.
 
7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.
 
8. Käsiteltävät henkilötiedot  

Tarjouspyyntö:  
• asiakkaan puhelinnumero tai sähköposti

Majoituskortti:
• nimi
• osoite
• henkilötunnus
• kansalaisuus

Tarjous:
• asiakkaan nimi
• osoite
• sähköposti
• markkinointisuostumus tai  -kielto

Kauppa- ja tilaussopimus:  
• asiakkaan nimi
• henkilötunnus
• osoite
• sähköposti
• markkinointisuostumus tai  -kielto

 
9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Yhteystiedot, henkilötunnus, markkinointisuostumus tai -kielto
 

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkailta itseltään.   
 
11. Henkilötietojen vastaanottajat  

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.  
Henkilötietoja voidaan sopimuksen tai voimassa olevan lainsäädännön perusteella luovuttaa mainostoimiston käyttöön (suoramarkkinointisuostumus).  
Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
 
12.  Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet  

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
 
13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Majoituspalveluiden osalta tiedot säilytetään lainsäädännön mukaisesti yhden vuoden ajan ja tämän jälkeen hävitetään asianmukaisesti.
 
14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
• Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi)
• Oikeus peruuttaa suostumus (suoramarkkinointi)
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lain vastaista)

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
 
15. Suostumuksen peruuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus. Suostumuksen peruttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi peruuttaa tekemällä kirjallisen pyynnön.
 
16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Kauppa tai varaus ei toteudu.  
 
17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
 
18.  Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.